Stress naarmate een deadline dichterbij komt: veel ondernemers hebben er last van. Ook bij Visia Media krijgen we wekelijks te maken met deadlines die haast onhaalbaar lijken. Toch ervaren Victor en ik amper stress als we naar een deadline toewerken. In dit blogbericht leg ik uit waarom je deadline stress ervaart en hoe je ervoor kunt zorgen dat je al je doelstellingen fluitend haalt.
Waarom je deadline stress moet voorkomen
“Ik presteer beter onder druk” is een veelgenoemde uitspraak. Waarom is het dan toch belangrijk om deadline stress te voorkomen? Ik som het voor je op:
- Stress veroorzaakt conflicten tussen werknemers;
- Stress zorgt voor ziekteverzuim en burn-outs;
- Gestrest personeel maakt meer fouten;
- Stress zorgt voor minder werkplezier
Al met al genoeg redenen om te streven naar stressvrije deadlines. In de rest van dit artikel leg ik uit hoe je je targets op een gezonde manier kunt halen.
“Ik presteer beter onder druk” – Johnny, 4 minuten geleden
Stel een realistische deadline
Deze tip is misschien nogal voor de hand liggend, maar in veel gevallen stel je deadlines zelf. Denk dan ook niet té rooskleurig bij het bepalen van de einddatum voor een project. Heb vertrouwen in jezelf, maar wees altijd realistisch.
Probeer een goed beeld te krijgen van de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden en maak een tijdsinschatting per onderdeel. Vergeet ook niet naar je huidige planning te kijken als je meerdere projecten tegelijkertijd managet. Je wilt natuurlijk niet dat opdrachten elkaar in de weg staan.
Heb je geen inspraak op de gestelde deadline? Ook dan is het belangrijk om bij aanvang van het project een inschatting te maken van de werkzaamheden en de benodigde tijd per onderdeel. Op deze manier vorm je een realistisch beeld van de omvang van het project en kun je tijdig bijsturen waar nodig.
Maak een takenlijst en vink af
Deadline stress wordt vaak veroorzaakt door een gebrek aan overzicht. Takenlijsten geven je een bird’s-eye view en zijn daarom een enorm waardevol hulpmiddel.
Het is algemeen bekend dat mensen het lekker vinden om taken af te vinken, mij persoonlijk geeft het zelfs een euforisch gevoel. Een takenlijst geeft duidelijkheid en structuur aan een project.
Deel grote taken op in subtaken en voeg zelfs de allerkleinste werkzaamheden toe aan je to-do-list. De voldoening die je krijgt van het afvinken van een taak geeft je extra energie voor de volgende sprint.
- Maak een to-do-list
- Ervaar de voldoening van het afvinken
- Voorkom deadline stress
Benut je tijd efficiënt
Mijn vader is de boekhouder van Visia Media. Niet omdat we willen besparen op de financiële gezondheid van ons bedrijf, maar omdat hij geniaal is met cijfers en geld. Een van de wijsheden die ik van hem geleerd heb is de volgende: je kunt elke euro maar één keer uitgeven.
Hetzelfde geldt voor tijd. Verspilde minuten krijg je nooit meer terug, benut je tijd dus slim en efficiënt. Ik geef je een aantal tips die hierbij helpen:
- Vervul grote en belangrijke taken als eerst. Als je deze hebt weggewerkt kun je focussen op de puntjes op de i;
- Loop je vast? Ga dan eerst iets anders doen. 20 minuten naar een scherm staren zorgt alleen voor meer stress;
- Blijf in je flow. Heb je een taak afgevinkt? Ga dan meteen door naar de volgende.
Benut je tijd efficiënt
Geen stress maar focus
De opleverdatum van een belangrijk project nadert en Vadertje Tijd hijgt constant in je nek. Je weet dat je nu alles op alles moet zetten om de deadline te halen. Oh, het wordt ook langzaam tijd om je planten water te geven en éigenlijk wilde je je wenkbrauwen nog epileren deze week. Dat toch maar even eerst doen?
Wellicht is bovenstaand scenario herkenbaar voor je. Stress kan namelijk vreemde dingen doen met een mens. Uitstelgedrag bij een toch al krappe deadline is één van deze dingen.
De enige tip die ik je hierover kan geven is de volgende: blijf gefocust. Ga afleidingen uit de weg, zet je telefoon uit en wees gedisciplineerd. Eindeloos door Facebook scrollen gaat je niet helpen deze takenlijst af te werken.
Tijdmanagement is alles
Mensen die het gevoel hebben op schema te werken ervaren minder stress. Daarom is tijdmanagement een essentieel onderdeel van stressvrije deadlines.
Voorafgaand aan een project stel je de hoofd- en subtaken vast. Vervolgens bepaal je een einddatum voor elk onderdeel. Door dit te doen verdeel je de werkdruk en kom je tussentijds niet voor verrassingen te staan.
Het spreekt voor zich dat tijdmanagement valt of staat bij een duidelijke projectstructuur. Neem dus de tijd om de hoofd- en subtaken vast te stellen voordat je een deadline bepaalt.
Heb je moeite met het creëren van overzicht in je projecten? Lees dan het artikel dat Victor onlangs schreef: Projecten managen: Overzicht & controle.
Neem af en toe rust
Tenslotte: je bent geen robot. Denk aan jezelf en neem af en toe een welverdiende pauze.
Ook pauzes kun je efficiënt benutten. Natuurlijk ben je vrij om op de bank te ploffen om een aflevering Black Mirror te kijken, maar het is verstandiger om een blokje om te gaan voor een frisse neus. Gun jezelf een moment van ontspanning zodat je er daarna weer met een frisse blik tegenaan kunt.
Stel stressvrije deadlines
Deadlines zijn bijzonder nuttig. Ze dwingen je doelen te stellen en verhogen je productiviteit. Met behulp van bovenstaande tips zorg je ervoor dat je deadlines kunt blijven stellen zonder onnodige stress te ervaren.
Heb je aanvullingen op dit bericht? Laat het weten in de reacties op onze Facebook-pagina.