Sinds de aftrap van het nieuwe jaar loopt het storm bij huize Visia. Opdracht na opdracht stroomt binnen en gesprekken volgen elkaar in rap tempo op. Veel werk hebben is een luxe wordt vaker gezegd, maar hoe hou je het hoofd boven water? In deze blogpost geef ik je wat handige insider-tips over het managen van meerdere projecten.
Projecten managen: Je kunt tijd maar één keer besteden
Voordat we het diepe induiken op het gebied van projectmanagement, wil ik het hebben over de tijd. Tijd is een luxe maar tegelijkertijd ook de grootste stressfactor als je meerdere projecten tegelijk moet managen. Het is daarom belangrijk dat je inzicht krijgt in wáár je tijd aan besteedt op een dag zodat je voor ieder project het overzicht behoudt. De ene dag ligt je focus namelijk bij één bepaald project waardoor je een inhaalslag kunt maken. Hierdoor wordt er op dat moment minder tijd besteed aan de andere projecten. Dat kan ervoor zorgen dat je het overzicht verliest en zaken laat liggen.
Als je meerdere projecten tegelijk moet managen verschuift de prioriteit tussen verschillende werkzaamheden continu.
Tijdregistratie
Urenregistratie speelt een essentiële rol bij het managen van meerdere projecten. Door je uren bij te houden heb je niet alleen inzicht in hoeveel tijd je daadwerkelijk kwijt bent met bepaalde werkzaamheden, maar heb je ook direct zwart-op-wit wát en wáár je vandaag op gefocust hebt. Op deze manier kun je snelle conclusies trekken en de volgende dag je prioriteit bijstellen. Door altijd inzicht te hebben in waar je tijd aan besteedt, behoed je jezelf ervoor om zaken over het hoofd te zien.
Op kantoor werken we met Timi. Een platform waarmee je je urenregistratie van meerdere projecten kunt bijhouden en monitoren. Wat ik voornamelijk handig vind is dat je aan projecten een maximum aantal uren kunt koppelen. Zo ga je vrijwel nooit buiten je eigen tijd/kostenindicatie.
Een veelgebruikt framework om projecten te managen is de Agile projectaanpak. Een Agile (vertaald lenig of behendig) werkwijze bestaat uit korte, overzichtelijke periodes die vaak niet langer dan een maand duren. Deze periodes worden iteraties of sprints genoemd. Het team probeert aan het einde van iedere sprint iets nuttigs op te leveren. Na iedere iteratie bekijkt het team de prioriteiten opnieuw en worden doelen bijgesteld. Zo worden risico’s beperkt en kan er snel bijgestuurd worden.
Structuur en regelmaat in je projecten
Ieder aspect waar je niet actief over na hoeft te denken, is een zorg minder. Bepaalde zaken, zoals de stappen die je in de samenwerking met klanten doorloopt, kennen een soort routine. Mijn suggestie? Deel deze routine op in fases. Door ieder project op te delen in meerdere fases wordt het eenvoudiger om het overzicht te behouden. Omdat je bepaalde zaken al kunt afvinken vóór het project daadwerkelijk afgerond is. Je weet precies wat afgerond is en wat er nog gedaan moet worden.
Het voordeel van het aanleren van een relatief vaste werkwijze en aanpak is dat je na een tijd zó gewend bent aan je workflow dat je er niet iedere keer over na hoeft te denken. Ieder project is dan nog steeds uniek, maar omdat de rode draad in het traject telkens gelijk blijft creëer je consistentie en rust voor jezelf. Bij het managen van meerdere projecten zijn een gestructureerde werkwijze en aanpak cruciaal.
Meer tips voor een succesvol project? Check deze blogpost.
Betrek je klanten bij projecten
Het derde punt uit dit blogbericht maar misschien wel de allerbelangrijkste: betrek je klanten bij het proces. Dat is niet alleen prettig en transparant maar ook voordelig voor jou als uitvoerende partij. Door tussentijds feedback te krijgen en te verwerken beperk je de risico’s en zul je vrijwel nooit bepaalde taken zonder reden uitvoeren.
Zorg dat er na iedere fase een terugkoppeling met je klant plaatsvindt, zeker wanneer je meerdere projecten moet managen. Voorkom verassingen en zorg ervoor dat je ná de feedback precies weet waar je aan toe bent, zo kun je in een klap doorwerken en meters maken.
Projecten managen vóór je begint: duidelijke offertes
Het succesvol managen van projecten begint al vóór je daadwerkelijk gestart bent met de werkzaamheden. Veel mensen kennen een offerte als een document waarin je de prijs kunt terugvinden van de diensten die je afneemt, maar het kan zo veel meer zijn. Een offerte kan jou én je klant een hoop duidelijkheid geven door de opdrachtomschrijving alsook de zaken die wél en niet geleverd gaan worden op te sommen. Zo hebben onze offertes een uitgebreide tekst met daarin een omschrijving van de dienstverlening van onze klant, zijn of haar probleem, doelen en onze aanbevelingen.
Mochten daar nog vragen over zijn dan kunnen deze beantwoord worden nog voor we überhaupt aan de slag gaan. Dit vergt natuurlijk wel meer niet-facturabele tijd vooraf. Maar door misverstanden te voorkomen kun je enorm veel tijd besparen.
Projectmanagement tools
Zoals je misschien al ontdekt hebt is er een overvloed aan uitgebreide projectmanagement tools te vinden. Wij hebben een hele tijd met Trello gewerkt, deze tool maakt projecten inzichtelijk door middel van een kaartensysteem. Ieder project bestaat uit een board, waarop je kaarten kunt toevoegen.