Sinds begin deze week hebben we – na een stagiairstilte van ruim anderhalf jaar – een kersverse stagiair rondlopen op kantoor. Sergio is tweedejaars student Mediavormgeving en ondersteunt het Visia-team op het gebied van online communicatie. Bij het aannemen en ondersteunen van stagiairs komt nogal wat kijken, daarom noemen we in dit bericht een aantal do’s & don’ts voor aankomende praktijkbegeleiders.
Stagiairs aannemen klinkt voor veel bedrijven erg aantrekkelijk. De stagiair wordt beschouwd als goedkope kracht die je kunt inzetten om ‘rotklusjes’ op te knappen, maar in de praktijk werkt het nét iets anders. Stagiairs hebben leerdoelen, moeten begeleid worden en hebben tijd nodig om werkzaamheden onder de knie te krijgen.
Het is belangrijk dat de stageplaats meerwaarde biedt voor de student. Deze moet natuurlijk wel iets kunnen leren.
Wat is een stagiair?
Stagiairs zijn arbeidskrachten die meedraaien in een bedrijf om werkervaring op te doen. Meestal als verplicht onderdeel van hun opleiding. De looptijd en het aantal dagen dat een student stage loopt hangt af van het type stage, de opleiding en het opleidingsjaar. Er bestaan verschillende soorten stages, zoals snuffelstages, werkstages en afstudeerstages. Voordat je stagiairs kunt aannemen moet je aan een aantal verplichtingen voldoen.
De stagiair wordt niet gezien als medewerker, maar kan wel vergoeding ontvangen voor de werkzaamheden die hij of zij verricht. Het uitkeren van een stagevergoeding is over het algemeen niet verplicht, met uitzondering van sommige CAO’s.
Do’s bij aannemen stagiairs
Onderstaande zaken moet je zeker wél doen als je stagiairs aanneemt.
1. Meerwaarde bieden
Zoals ik al aangaf in de introductie van dit bericht: een stagiair is meer dan een goedkope arbeidskracht die koffie haalt en kopietjes maakt. Natuurlijk is het in veel gevallen niet mogelijk dat een student grote verantwoordelijkheden krijgt en volledig meedraait. Maar het is wel belangrijk dat een stagiair ervaring opdoet en waardevolle lessen leert in het werkveld.
Aan het begin van de stageperiode kun je meestal goed aanvoelen hoeveel begeleiding een student nodig heeft en welke werkzaamheden hij of zij kan oppakken. Probeer een stagetraject uit te stippelen dat hierop aansluit. Een stagiair die alleen nutteloze klusjes mag uitvoeren raakt gedemotiveerd en voegt uiteindelijk niets toe aan je bedrijf.
2. Je stagiair tijd geven
Een gedreven stagiair kan een impuls geven aan je onderneming. Veel studenten zijn jonge, hardwerkende professionals met een ander beeld van de wereld en het werkveld. Deze nieuwe inzichten kunnen waardevol zijn voor jou als ondernemer.
Beloon deze moeite dan ook door dezelfde tijd en energie terug te geven aan je stagiair. Bied voldoende begeleiding en neem elke dag de tijd om samen te zitten en de gang van zaken te bespreken.
3. Doelen stellen
Het is belangrijk om bij aanvang van de stageperiode een aantal concrete doelen te stellen. Zijn er specifieke zaken waar de student aan wilt werken? En zo ja: hoe kan jouw begeleiding hierbij helpen? Naast het stellen van leerdoelen kun je tijdens dit gesprek ook aangeven welke verwachtingen jij van de stagiair hebt.
Op deze manier help je de stagiair in zijn of haar persoonlijke ontwikkeling en creëer je groeimogelijkheden.
Stel concrete doelen op met je stagiair
4. Een stagecontract opstellen
Bij het aannemen van een stagiair is het gebruikelijk om deze een stagecontract te laten ondertekenen. In deze overeenkomst wordt opgenomen welke rechten en plichten de stagiair heeft en welke werkzaamheden er moeten worden uitgevoerd. Verder bevat het document ook praktische zaken zoals de duur van de stageperiode en de hoogte van de stagevergoeding.
Een stagecontract biedt duidelijkheid en zorgt ervoor dat niemand achteraf voor verrassingen komt te staan. Zeker opstellen dus!
Don’ts bij aannemen stagiairs
Onderstaande zaken moet je zeker níét doen als je stagiairs aanneemt.
1. Stagiairs aannemen met te hoge verwachtingen
Weet van tevoren waar je aan begint: stagiairs zijn studenten en hebben vaak nog geen echte werkervaring. Verwacht dus niet dat een stagiair in een mum van tijd is ingewerkt en dezelfde kwaliteit levert als een volwaardig personeelslid.
Je mag natuurlijk wel verwachten dat een stagiair zijn uiterste best doet en gedreven is. Maar verwar het aannemen van een stagiair niet met het aannemen van personeel.
2. De stagiair niet los durven laten
Voor de professionele ontwikkeling van de stagiair is het belangrijk dat je hem of haar regelmatig zelf keuzes en fouten laat maken. Begeleiden is belangrijk, maar je hoeft de student niet ‘aan het handje’ te houden gedurende het hele stagetraject. Laat een stagiair bijvoorbeeld eens zijn mening delen tijdens een klantgesprek of zelfstandig meewerken aan een nieuw projectplan.
Dit soort leerzame ervaringen dragen bij aan de zelfstandigheid van de stagiair en werken erg motiverend.
Durf de stagiair los te laten
3. Geen regels opstellen
Een stagiair is gewend om naar school te gaan en begeeft zich normaal gezien tussen leeftijdsgenoten. Ga er dus niet klakkeloos van uit dat de leerling zich automatisch houdt aan de (ongeschreven) gedragsregels die in jouw onderneming gelden.
Maak duidelijke afspraken over eventuele kledingvoorschriften, (in)formele spreek- en schrijftaal en omgang met collega’s en klanten. Zo voorkom je dat een stagiair verkeerde inschattingen maakt of grenzen overschrijdt.
4. Niet kritisch durven zijn
Iedereen wilt aardig gevonden worden en een goede sfeer op kantoor is belangrijk (zeker hier bij Visia Media). Zorg er echter wel voor dat je kritisch durft te kijken naar het werk en het gedrag van je stagiair. Zie je verbeterpunten of ben je ontevreden over het doen en laten van de student? Wees hier dan open en eerlijk over.
Vrienden worden met je stagiair is niet verplicht. Hem of haar iets leren is dat wel.
Durf kritisch te zijn in je feedback
Zelf blijven leren
Ondertussen hebben Victor en ik een stuk of acht stagiairs begeleid. Van MBO-snuffelstages tot HBO-afstudeerders; ze zijn allemaal aan bod gekomen. Elke stagiair doorloopt een uniek traject en heeft andere begeleiding nodig. Dit zorgt ervoor dat ook wij constant in ontwikkeling zijn.